富士ゼロックスは、パソコン上で電子文書とスキャンした紙文書を一元管理/活用できるドキュメントハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」の機能を強化した「DocuWorks 7.2」を、2011年2月9日より発売した。

多くの企業では、作業の依頼や指示をメールで行っているが、あまりにもこれが簡便であるために、頻繁に行われすぎて、メール受信箱がゴミの山と化していることがある。

部門内回覧から電子決裁の催促、システム管理者からのお知らせに至るまで、あらゆる情報がメールで飛んでくると、重要なメールが埋もれてしまうことになる。

重要メールには親展フラグを付けて対処していても、親展メールだけで膨大な数になることもしばしばだ。

そこで、業務に直結するファイルの送付は、電子メールではなく専用のドキュメントフォルダに置くというのが、「DocuWorks 7.2」の発想だ。

電子の「紙」「机」「文房具」を個人のパソコン上に実現した「DocuWorks」の基本機能に、「文書トレイ(ドキュメントトレイ オプション 1.0)」という道具を新たに投入し、個人での利用から、その範囲をワークグループ全体に広げた。

このオプションソフトウエアは、個人のパソコンに仮想の「文書トレイ」を追加し、文書の「共有」だけでなく「受け渡し」を支援するものである。

例えば受発注業務では、ファクスで受信した注文書が、自動的に受注担当者のパソコン上の「文書トレイ」に格納され、さらに、受注担当者が、次工程の発注者に処理を依頼する際、発注者の「文書トレイ」に処理してほしい文書を入れると、発注者のパソコン上の「文書トレイ」に文書が受け渡される。

文書が「文書トレイ」に届いた際は、個人のパソコン上にポップアップで表示され、「文書トレイ」に文書が積みあがっていくことが視覚的に確認できる。

このように、スムーズな電子文書の受け渡しと文書量の見える化により、業務フロー全体の業務処理スピードが速くなり、業務品質の向上に貢献する。

また「DocuWorks」は、iPhone・iPad向けの閲覧ソフトウエアを無償で提供しているので、デスク以外の場所からでも文書の到着チェックや閲覧が可能となる。

メールやグループウェアで一切の業務を管理するのではなく、業務文書は業務文書専用のフォルダを介して、フローに組み込むことで生産性の向上が期待できる。

同時に、紙文書の電子化を進めることで、業務ドキュメントの一括管理が可能になる点も有利に働くであろう。
（TechinsightJapan編集部　真田裕一）